En apuesta entrada explicaré una figura, dins de les comunitats de propietaris, que crec que és molt important dins de l’organització d’aquestes comunitats. I és la del Secretari.

Aquesta funció, tal com diu l’art. 553-15 CCCat apartats 1 i 2, pot ser duta a terme tant per un propietari com per una persona aliena a la comunitat, com pot ser un administrador de finques.

QUINES SÓN LES FUNCIONS DEL SECRETARI?

Doncs aquestes venen detallades a l’article 553-14 CCCat, i són:

• Estendre les actes de les reunions que faci la comunitat.
• Realitzar notificacions.
• Expedir els certificats.
• Fer la custòdia, durant cinc anys com a mínim, de les convocatòries, comunicacions, poders, documentació comptable i la resta de documents rellevants de les reunions de la comunitat.
• Custòdia i tenidoria dels libres d’actes que estan regulats a l’article 553-28 CCCat.

Fins aquí les seves funcions, les quals poden ser dutes a terme per un propietari o per una persona externa a la comunitat que asumeixi les funcions d’administració, com assenyala l’article 553-15 CCCat. Persona externa què, com assenyala el mateix article 553.15 CCCat en el seu apartat 2, serà un professional extern que cumpleixi les condicions professionals legalment exigibles.

S’ha de dir que aquest professional no ha de ser necessàriament un Administrador de Finques Col·legiat, però sí algú que si dediqui de manera habitual a l’administració de les finques i que tingui una assegurança de responsabilitat civil, com així es dedueix de l’informe IR 10/2010 de l’Autoritat de la Competència de Catalunya.

Tampoc res impedeix que el carrec d’administrador ho faci una persona que també sigui propietària, com es desprèn de l’apartat 2 de l’article 553-15 CCCat. Fins i tot penso que aquesta funció d’administrador la podria dur a terme el president si així ho decideix la Junta de Propietaris, com assenyala l’article 553.19.2.a) CCCat.

Del que no tinc estic tant d’acord és que a Catalunya, el President i Secretari siguin la mateixa persona.  Si bé a la Llei de Propietat Horitzontal el seu article 13.5 si que ho preveu a no ser que la Junta de propietaris per acord majoritari, disposi la separació d’aquests càrrecs; al Codi Civil de Catalunya,  l’ànim ha estat que President i Secretari siguin càrrecs ocupats per persones diferents.

QUINA ÉS LA RELACIÓ DEL SECRETARI AMB LA RESTA DE PROPIETARIS?

Doncs bé, tot i que les reunions o juntes de propietaris les convoca el president, (i ara veurem una altre diferència entre càrrecs), és el secretari qui, d’acord amb l’article 553-17 CCCat, ha d’enviar a la resta de propietaris les convocatòries, les citacions o les notificacions, en la forma que establerta a l’article 553-21.2 CCCat.

I serà aquest Secretari, el qui a més de prendre nota d’allò que es parla i dels acords que arribi la junta, serà qui redacti l’acta en un termini de cinc dies des del dia de després de la reunió, d’acord amb l’article 553-27 CCCat. (Compte!!, un acta que haurà d’estar signada pel secretari i president.)

Però, i si el secretari no assisteix a la junta de propietaris?. Doncs el Codi Civil de Catalunya, preveu al seu article 553-23.3  què, si això passa, en el moment que es constitueixi la junta, es designi un secretari (anomenem-lo secretari provisional), entre els assistents a la junta. I serà qui redacti l’acta, tot i que després, serà el secretari formal, (el que forma part dels òrgans de l’administració i no ha assistit), el que faci la custòdia de l’acta.

I AIXÒ ÉS EL QUE DIU EL CODI CIVIL DE CATALUNYA, que és la legislació civil d’aplicació preferent a Catalunya, com podem veure a l’article 111-5 CCCat i com es reconeix constitucionalment a l’article 149.1.8 de la Constitució Espanyola.

I CAL FER-HI RESSÒ D’AIXÒ, perquè a aquells llocs d’Espanya on no hagi dret foral o especial propi, s’hauria d’aplicar el que disposa la Llei de Propietat Horitzontal, la qual ens diu en el seu article 13.5 que les funcions de Secretari i Administrador seran exercides pel president de la comunitat, excepte que els estatuts o la Junta de Propietaris per acord majoritari disposin la provisió d’aquests càrrecs separadament de la presidència.

Justament una petita diferència del que hem vist fins ara, oi?

PER TANT, I PER CONCLOURE, podem veure una petita diferència de tractament d’aquests òrgans en la legislació catalana, per això la importància d’entendre la funció del secretari, i és que a diferència del que diu la Llei de Propietat Horitzontal, al Codi Civil de Catalunya secretari i president són funcions separades, com així s’entreveu de la lectura dels articles 553-15 CCCat apartats 1 i 5, a més dels ja esmentats articles 553-16 i 553-17 CCCat.